E-Factura pentru PFA în 2026: cine, când și ce trebuie să faci

Până acum, pentru mulți meseriași, factura însemna un PDF trimis pe e-mail sau pe WhatsApp. Cu RO e-Factura, factura către o firmă se transmite ca fișier XML (UBL 2.1) prin Spațiul Privat Virtual al ANAF — PDF-ul rămâne pentru tine și pentru client, dar documentul oficial e cel din SPV. Sistemul e obligatoriu B2B din 2024 și B2C din ianuarie 2025; în 2026 vine rândul persoanelor fizice și al firmelor mici.

Calendarul care te privește

Datele-cheie pentru un meseriaș:

• 1 iunie 2026 — persoanele fizice care emit facturi din CNP, inclusiv cele neînregistrate în scopuri de TVA, intră în e-Factura.
• 1 iulie 2026 — firmele mici (cifră de afaceri sub circa 500.000 €) și categoriile rămase intră deplin în sistem.
• Termenul de transmitere în SPV este de 5 zile lucrătoare de la data facturii.
• Neemiterea prin e-Factura se sancționează cu amenzi de până la 15% din valoarea facturii — de aici și graba din 2026.

Încadrarea exactă — de la ce dată intri tu, în funcție de statut și de cifra de afaceri — o confirmi cu contabilul tău sau direct la ANAF. Regulile și plafoanele se mai mișcă, iar situația ta poate avea o nuanță pe care un calendar general nu o prinde.

Ce se schimbă de fapt pe șantier

Mai puțin decât crezi. Devizul rămâne devizul tău — îl faci la fel, pe telefon, pe loc. Se schimbă pasul final: factura către o firmă trebuie să ajungă în SPV ca XML, nu doar ca PDF pe e-mail. Pentru clientul persoană fizică finală regulile sunt mai relaxate, dar pentru lucrările B2B — exact zona în care subcontractezi pentru alți antreprenori — e-Factura devine drumul oficial.

Aici apare confuzia numărul unu: e-Factura nu e același lucru cu taxarea inversă. E-Factura înseamnă cum transmiți orice factură către o firmă. Taxarea inversă înseamnă cine plătește TVA-ul pe o lucrare de construcții. Se pot aplica amândouă pe aceeași factură — vezi ghidul de taxare inversă în construcții pentru partea de TVA.

Greșelile care te costă

Să crezi că PDF-ul mai ține locul facturii

Din momentul în care intri în sistem, factura către o firmă nu mai e validă doar pentru că ai trimis un PDF frumos. Dacă nu ajunge în SPV în cele 5 zile lucrătoare, pentru ANAF practic n-ai emis-o. PDF-ul e pentru comunicare; XML-ul din SPV e factura.

Să amâni până în ultima săptămână

Mulți meseriași vor descoperi e-Factura pe 30 iunie. Nu fi unul dintre ei. Pune-ți la punct fluxul — deviz, factură, transmitere — cu câteva săptămâni înainte, ca prima factură reală să nu fie și primul test.

Să ții devizul și factura în două lumi separate

Dacă devizul e pe un caiet și factura se face de la zero în alt program, dublezi munca și înmulțești greșelile — exact când cota de TVA (21% standard, 11% redusă în cazurile prevăzute) și taxarea inversă trebuie să fie corecte din prima. Cu cât devizul curge direct în factură, cu atât mai puține ocazii de greșeală înainte de transmitere.

Factura oficială în 2026 e cea din SPV, nu PDF-ul din e-mail. Pregătește-ți fluxul înainte de termen, nu pe ultima sută de metri.

Cum o faci simplu

MarginTap face devizul și pregătește factura cu TVA-ul deja corect — inclusiv mențiunea de taxare inversă acolo unde lucrarea o cere. Nu transmite el însuși în e-Factura: exportă factura curat către software-ul tău de facturare sau către contabil, care o trimite în SPV-ul ANAF. Ideea e simplă — cu cât devizul și factura vorbesc aceeași limbă, cu atât transmiterea în e-Factura merge mai lin, fără să reintroduci nimic.

[ Vezi cum pregătește MarginTap devizul și factura → ]

Nimic din toate astea nu înlocuiește părerea contabilului tău sau a ANAF — pentru data exactă de la care intri și pentru cazurile speciale, întreabă-i pe ei. Dar dacă știi calendarul și nu lași pregătirea pe ultima zi, 2026 e doar o schimbare de flux, nu o criză.

Mai departe, vezi ce trebuie să conțină un deviz bun — pentru că o factură transmisă corect pleacă tot de la un deviz clar.